Certificaten en QR-controle

Als iemand een cursus afrondt, reikt Zunderwork daarvoor een certificaat uit. Elk certificaat bevat een QR-code, en als beheerder kan je die code vanuit Zunderwork scannen om te bevestigen dat het certificaat echt is, voor welke cursus het is uitgereikt en aan wie.

In dit artikel lees je hoe certificaten worden aangemaakt, wat erop staat en hoe het scannen werkt.

#Hoe een certificaat wordt aangemaakt

Je hoeft hier zelf niets voor te doen. Zodra een cursist de laatste les van een cursus afrondt, markeren wij de cursus als voltooid en reiken we het certificaat voor die voltooiing uit. Vanaf het afrondscherm kiest de cursist Certificaat bekijken en opent de PDF in een nieuw tabblad, klaar om op te slaan of af te drukken.

Een paar dingen zijn goed om te weten.

• Een certificaat hoort bij één cursist en één voltooiing van een cursus. Een cursist kan een cursus die al is afgerond niet opnieuw volgen, tenzij die eerdere voltooiing is verlopen. In dat geval levert het opnieuw volgen een nieuw certificaat op met een eigen code, en blijft het oude certificaat als verlopen te controleren.
• Alleen de cursist zelf kan het eigen certificaat downloaden vanaf het platform.
• Een cursus als beheerder bekijken in preview reikt geen certificaat uit. Previews zijn geen echte voltooiingen en zullen nooit als geldig worden gecontroleerd.

#Wat er op het certificaat staat

Het certificaat is een PDF op A4-formaat in liggende richting, in de taal van de cursist zelf. Bovenaan staat het logo van je organisatie, daaronder de naam van de cursus, de naam van de cursist en de datum waarop de cursus is afgerond. Heeft de voltooiing een vervaldatum, dan staat die eronder.

Linksonder vind je de QR-code, met daarboven een korte referentiecode.

• De QR-code bevat de certificaatcode. Deze code kan je scannen binnen het Zunderwork-platform.
• De afgedrukte referentiecode is het eerste deel van de volledige certificaatcode. Die staat er zodat je een certificaat kan aanhalen in een e-mail of een supportvraag. Het is niet iets dat je in het platform invoert; controleren gaat altijd via scannen.

Elke certificaatcode is uniek en blijft hetzelfde zolang dat certificaat bestaat.

#Een certificaat controleren

Controleren doe je op een apparaat met een camera, dus gebruik je telefoon of tablet. Open Zunderwork op dat apparaat en log in zoals je gewend bent.

1. Open Certificaat scannen in het menu aan de linkerkant. Je ziet dit item alleen als je beheerder bent.
2. Kies Camera openen en scannen. Je browser vraagt toestemming om de camera te gebruiken. Sta dit toe.
3. Houd de camera boven de QR-code linksonder op het certificaat. Zodra de code in beeld is, lezen we hem uit. Je hoeft nergens op te klikken.
4. We zoeken de code op en tonen je het resultaat.

Het certificaat mag op papier liggen of op een scherm staan. Allebei scannen even goed, zolang de code scherp in beeld staat en er redelijk licht is.

#Het resultaat lezen

Bij een gecontroleerd certificaat zie je een groene bevestiging, met daaronder de gegevens die wij in onze administratie hebben.

Vergelijk de naam en de cursus op je scherm met wat er op papier staat. Het certificaat zelf is gewoon een document en kan door iedereen met een PDF-editor worden aangepast. De gegevens op je scherm komen uit onze administratie, dus daar ga je van uit.

Namen kunnen tussen het afronden van een cursus en het jaren later tonen van het certificaat gewoon veranderen, door een huwelijk of een correctie. Op een certificaat dat vandaag wordt gedownload staat de huidige naam, terwijl wij de naam bewaren die de persoon had op het moment van afronden. Wijken die twee van elkaar af, dan tonen we ze allebei, zodat een gewijzigde naam eruitziet als wat het is, en een naam die niets te maken heeft met de persoon tegenover je net zo goed opvalt.

Daaronder kan je kiezen voor Gebruikersprofiel openen om naar de cursist in je organisatie te springen, waar je de volledige cursusgeschiedenis vindt, of voor Nog een certificaat scannen om verder te gaan met het volgende.

#Als er iets anders uitkomt

Niet elke scan eindigt in een gewoon groen resultaat.

• Dit certificaat is echt, maar is verlopen. Het certificaat is daadwerkelijk door jouw organisatie uitgereikt, maar de vervaldatum is voorbij. Of dat erg is, bepaal je zelf: meestal betekent het dat de training opnieuw gevolgd moet worden.
• Deze cursist is niet meer actief in jouw organisatie. Het certificaat is geldig en is echt door jullie uitgereikt, maar de persoon heeft geen actief account meer. De voltooiingen blijven zichtbaar op het profiel.
• Er is geen geldig certificaat gevonden voor deze code binnen jouw organisatie. We herkennen de vorm van de code, maar hij hoort niet bij een afgeronde cursus binnen jouw organisatie. Of het certificaat is door een andere organisatie uitgereikt, of de code op het document komt niet overeen met iets dat wij hebben uitgereikt.
• De gescande code is geen Zunderwork-certificaat. Je hebt een andere QR-code gescand, bijvoorbeeld een link of een betaalcode.

#Als de camera niet start

Scannen gebruikt de camera van je browser. Start die niet, dan vertelt de melding op je scherm welke van deze situaties speelt.

• De toestemming is geweigerd. De browser blokkeert de camera voor Zunderwork. Sta cameratoegang voor de site toe in je browserinstellingen en probeer het opnieuw. Op een telefoon staat dit meestal onder het slotje in de adresbalk.
• De camera kon niet worden gestart. Een andere app of een ander tabblad houdt de camera nog bezet. Sluit die en scan opnieuw.
• De browser ondersteunt geen cameratoegang. Gebruik een recente versie van Safari, Chrome of Firefox. Cameratoegang vraagt ook om een beveiligde https-verbinding, die het Zunderwork-platform altijd gebruikt.

Op een laptop werkt het scannen ook, maar met de camera aan de voorkant is het lastig richten op een vel papier. Een telefoon is hier het handigere gereedschap.

#Wie kan er scannen

Certificaat scannen is beschikbaar voor beheerders van je organisatie. Cursisten zien het menu-item niet en kunnen geen certificaten opzoeken. Ook het scannen zelf blijft binnen je eigen organisatie: een beheerder van twee organisaties krijgt resultaten voor de organisatie waarin diegene op dat moment werkt.