Mensen uitnodigen en importeren

Niemand komt uit zichzelf in je organisatie terecht. Jij nodigt mensen uit, één voor één of door een lijst te importeren, en ze worden lid op het moment dat ze de uitnodiging accepteren. Beide routes eindigen op dezelfde plek: een uitnodiging in iemands inbox.

Je doet dit onder Organisatie, Gebruikers.

#Eén persoon uitnodigen

Kies Gebruiker toevoegen en vul de uitnodiging in.

• E-mailadres: waar de uitnodiging naartoe gaat, en het adres waarmee diegene inlogt.
• Voornaam en Achternaam.
• Rol: Lid of Beheerder. Alleen een eigenaar kan iemand anders als eigenaar uitnodigen.
• Tags: de cursussen die diegene moet krijgen. Stel je ze hier in, dan staat de juiste training al klaar bij de eerste keer inloggen, in plaats van dat je er achteraf op terug moet komen.
• Startdatum: de dag waarop iemand bij jullie begint, voor je eigen overzicht.

Diegene krijgt een e-mail met een link. Via die link maakt de persoon een account aan of logt in met een bestaand account, en komt in je organisatie terecht met de tags die je hebt meegegeven. Dat is ook het moment waarop de notificaties bij toewijzing uitgaan.

#Uitnodigingen beheren

Het tabblad Uitnodigingen toont alles wat nog openstaat, met de datum waarop de uitnodiging is verstuurd en de datum waarop die verloopt.

• Opnieuw versturen stuurt de uitnodiging nog een keer en geeft die weer zeven dagen. Gebruik dit als iemand de e-mail kwijt is of de uitnodiging heeft laten verlopen.
• Uitnodiging annuleren trekt de uitnodiging in. De link werkt daarna niet meer.

Een verlopen uitnodiging is geen probleem: stuur een nieuwe, of verstuur de oude opnieuw.

#Een lijst importeren

Gaat het om meer dan een handvol mensen, kies dan Importeren. Dat loopt in drie stappen.

Bron. Upload een Excel- of CSV-bestand, of plak een lijst er direct in. Als je plakt, kan je het kolomscheidingsteken kiezen en aangeven of de eerste rij een koprij is, of allebei door ons laten detecteren.

Koppelen. Geef aan welke kolom welke is. E-mailadres, voornaam en achternaam zijn verplicht. Rol, startdatum en tags zijn optioneel. Wat je niet nodig hebt, zet je op Negeren.

Naast de koppeling staan twee instellingen. Standaardrol geldt voor elke rij die zelf geen rol opgeeft, en Standaard tags worden toegevoegd aan iedereen in het bestand, bovenop wat er in de kolom Tags staat. Bevat je bestand één afdeling, zet die afdelingstag dan bij de standaardwaarden en laat hem helemaal weg uit het bestand.

Resultaten. Zodra de uitnodigingen eruit zijn, krijg je de totalen: hoeveel er zijn uitgenodigd, hoeveel er zijn overgeslagen, en welke regels zijn mislukt.

Een paar dingen over hoe de gegevens worden gelezen:

• Tags matchen op naam, precies zoals je die in Zunderwork hebt ingevoerd. Een tag in het bestand die niet bestaat wordt overgeslagen en niet aangemaakt, dus maak de tag eerst aan en importeer daarna.
• Een onbekende rol valt terug op de standaardrol in plaats van de rij te laten mislukken.
• Dubbele uitnodigingen worden overgeslagen als je die optie aan laat staan: e-mailadressen die vaker in het bestand voorkomen, mensen die al lid zijn, en mensen voor wie al een uitnodiging openstaat.

Elke rij wordt een uitnodiging, geen afgerond account. Mensen moeten de uitnodiging nog steeds accepteren.

#Plekken

Je abonnement heeft een aantal plekken, en een plek is één actief lid. Een nieuwe organisatie begint met vijf plekken tijdens de proefperiode.

Iemand deactiveren maakt die plek meteen vrij, en dat is wat plekken beheersbaar houdt als mensen komen en gaan.

Zunderwork controleert twee keer of er een plek vrij is: één keer als je een uitnodiging verstuurt, en nog een keer als iemand die accepteert. Die tweede controle is belangrijk. Verstuur je je laatste vijf uitnodigingen en neem je ondertussen iemand aan, dan kan degene die als laatste accepteert alsnog worden geweigerd, ook al was de uitnodiging geldig. Nodig je een groep uit terwijl je dicht bij je limiet zit, controleer dan eerst je plekken.