Cursusnotificaties

Een cursus kan zelf e-mails versturen: een bericht zodra iemand de cursus krijgt, een herinnering voor de deadline, een duwtje als die voorbij is, en een bevestiging als iemand klaar is. Je stelt dit per cursus in, in het onderdeel Notificaties van de cursus.

Elk bericht draagt het logo en de kleuren van je organisatie, zodat het eruitziet alsof het van jullie komt en niet van een tool.

#Een notificatie toevoegen

Kies Notificatie toevoegen en vul de regel in.

• Wanneer: het moment waarop het bericht afgaat. De vier opties staan hieronder uitgelegd.
• Toon: de formulering. Vriendelijk, Professioneel, Urgent, Motiverend en Beknopt zeggen hetzelfde in een andere stem. Gebruik Voorbeeld om het onderwerp, de e-mailtekst en de SMS-tekst met je eigen naam erin te zien voordat je kiest.
• Herhalen: optioneel. Stuur hetzelfde bericht elke X dagen opnieuw tot de persoon de cursus voltooit.
• Ook melden aan: optioneel, en alleen bij sommige momenten. Zie hieronder.

Bij elke regel hoort een schakelaar Ingeschakeld, zodat je een regel waar je nog niet zeker over bent kan parkeren in plaats van weggooien. Verwijderen haalt hem definitief weg.

#De vier momenten

Bij toewijzing gaat meteen weg, op het moment dat iemand een tag krijgt waardoor deze cursus in de eigen lijst komt, of op het moment dat een uitgenodigd persoon de uitnodiging accepteert en in de organisatie terechtkomt. Dit is de enige regel die niet op de dagelijkse ronde wacht. Geef je hem een herhaling, dan volgen de vervolgberichten daarna elke X dagen, tot maximaal een jaar.

Voor deadline gaat een ingesteld aantal dagen voor iemands deadline af. Met een herhaling gaat hij elke X dagen door tot de deadline zelf.

Na deadline gaat een ingesteld aantal dagen na het verstrijken van de deadline af, en gaat met een herhaling elke X dagen door, tot maximaal een jaar.

Bij voltooiing gaat weg als iemand de cursus afrondt. Het is ook de regel die het certificaat als een afsluiting laat voelen in plaats van als een bestand dat stilletjes verschijnt.

#Een manager op de hoogte houden

Ook melden aan voegt mensen toe die een kopie krijgen als de regel afgaat. Dat kan alleen bij Bij voltooiing en Na deadline, de twee waar een manager reden heeft om van te horen.

Je kan alleen managers, beheerders en eigenaren toevoegen, maximaal twintig per regel. We controleren dat opnieuw op het moment van versturen, dus wie de organisatie verlaat of de managerrol kwijtraakt, krijgt deze berichten automatisch niet meer, zonder dat jij de regel hoeft op te schonen.

#Regels die je overneemt van je organisatie

Heeft je organisatie notificatiestandaarden, dan zie je die bovenaan het onderdeel onder Overgenomen van organisatie, met een schakelaar Overerven.

Laat je die aan staan, dan gaan die regels voor deze cursus af naast de regels die je hier toevoegt. Zet je hem uit, dan stuurt deze cursus alleen wat je erop hebt ingesteld. De standaarden zelf beheer je op één plek, en de banner linkt daar rechtstreeks naartoe.

#Als een notificatie niet aankomt

Bijna elke melding van een ontbrekende notificatie komt op een van deze punten neer.

• De cursus staat niet live. Cursussen die nog concept zijn, ingepland staan voor een datum in de toekomst of gearchiveerd zijn, sturen niets, behalve een bericht bij voltooiing.
• De persoon is al klaar. Herinneringen stoppen voor iedereen die de cursus heeft voltooid. Dat is met opzet.
• De persoon hoort niet bij het publiek. Geen gedeelde tag betekent geen cursus, en dus ook geen notificaties erover.
• Er is geen deadline, dus de regels voor en na de deadline hebben niets om vanaf te tellen.
• De persoon heeft het uitgezet. Iedereen kan cursusnotificaties uitzetten in de eigen instellingen, en een beheerder kan dat niet overrulen. Heb je bewijs nodig dat iemand is opgeleid, gebruik dan de cursusgeschiedenis en het certificaat van die persoon, niet het feit dat er een e-mail is verstuurd.
• SMS heeft een telefoonnummer nodig. SMS staat voor iedereen standaard uit, en bereikt alleen mensen die een nummer aan hun account hebben toegevoegd.

Nog iets over timing dat goed is om te weten: behalve Bij toewijzing worden notificaties verstuurd door een dagelijkse ronde in de ochtend. Een herinnering voor een deadline komt die ochtend binnen, niet op het exacte uur dat de deadline verstrijkt, en een regel stuurt maximaal één bericht per persoon per dag.