Gebruikers en rollen

Iedereen in je organisatie staat onder Organisatie, Gebruikers. De lijst laat de naam zien, de rol, of iemand actief is, welke tags iemand draagt en hoeveel cursussen zijn voltooid. Je kan erin zoeken, filteren op een tag, en de lijst beperken tot alleen actieve of alleen inactieve mensen.

Filteren op een tag is goed om te weten: het is de snelste manier om te zien wie er echt in een groep zit voordat je er een cursus aan koppelt.

#De drie rollen

Lid is de rol die bijna iedereen heeft. Leden volgen de cursussen die via hun tags binnenkomen, openen de documenten in je bibliotheek, downloaden hun eigen certificaten en beheren hun eigen instellingen. Ze zien niets over iemand anders.

Beheerder runt de organisatie. Beheerders maken en beheren cursussen, voegen mensen toe en halen ze weg, beheren tags, uploaden bestanden, stellen notificaties en webhooks in, bekijken analyses, scannen certificaten en passen de organisatie-instellingen aan. In de praktijk kan een beheerder alles, behalve rollen uitdelen.

Eigenaar is de persoon van wie de organisatie is. Een eigenaar kan alles wat een beheerder kan, en is als enige in staat om de rol van iemand te wijzigen.

#De rol van iemand wijzigen

Open de persoon vanuit de gebruikerslijst en kies een andere rol.

Er gelden twee regels, en die zijn allebei met opzet zo.

• Alleen de eigenaar kan rollen wijzigen. Een beheerder ziet de instelling wel staan, maar kan er geen wijziging mee opslaan.
• De eigenaar kan niet worden gedegradeerd, niet door een beheerder en ook niet door de eigenaar zelf. Het eigenaarschap verschuift door iemand anders eigenaar te maken.

#Wat je over één persoon kan zien

Open je iemand uit de lijst, dan krijg je het profiel te zien: wanneer die persoon is gestart, wanneer er voor het laatst activiteit was, welke rol iemand heeft en welke tags iemand draagt. Tags kan je hier bewerken, en dit is de gewone plek om ze te corrigeren, bijvoorbeeld als iemand van de ene afdeling naar de andere gaat.

Daaronder staat het leerdossier. Een set kaarten vat samen hoeveel cursussen zijn toegewezen, voltooid, bezig, verlopen en niet gestart, en hoe lang ze gemiddeld duren. De tabel eronder toont elke cursus met de status, wanneer die is gestart, wanneer die is voltooid en wanneer die verloopt.

Dat dossier is het antwoord op de vraag of deze persoon is opgeleid, en het blijft kloppen, of er nu ooit een e-mail is geopend of niet.

#Iemand deactiveren

Elke persoon heeft een schakelaar Actief. Die uitzetten is hoe iemand je organisatie verlaat.

Wat blijft, is alles wat je nodig hebt: het profiel, de tags en de volledige cursusgeschiedenis blijven voor jou zichtbaar, dus een afgeronde training staat nog lang na het vertrek van de persoon geregistreerd.

Zet je de schakelaar weer aan, dan is de toegang precies zoals die was.

Een gedeactiveerde persoon telt ook niet meer mee voor je abonnement, en daar gaat de pagina over mensen uitnodigen verder op in.