Notificatiestandaarden

De meeste organisaties willen overal hetzelfde herinneringsbeleid: een bericht als iemand een cursus krijgt, een herinnering een week voor de deadline, een duwtje als die voorbij is. Dat op elke cursus instellen, en eraan blijven denken bij elke nieuwe cursus, is werk dat je niet zou moeten hoeven doen.

Daar is Organisatie, Notificatiestandaarden voor. Regels die je daar toevoegt, gelden voor elke cursus in je organisatie.

#Hoe het werkt

De editor is dezelfde als die op een cursus, met dezelfde velden: Wanneer, Toon, eventueel Herhalen, en Ook melden aan. Wat die velden doen staat uitgelegd op de pagina over cursusnotificaties, en daar verandert hier niets aan.

Het verschil is het bereik. Een standaard wordt niet naar je cursussen gekopieerd, maar elke dag voor elke cursus apart beoordeeld. Voeg je vandaag een standaard toe, dan geldt die net zo goed voor de cursussen die je vorig jaar hebt gemaakt als voor de cursussen die je morgen maakt.

Elke cursus kan eruit stappen. In het onderdeel Notificaties van de cursus zelf zit een schakelaar Overerven: laat je die aan staan, dan gaan de standaarden af naast de eigen regels van de cursus, zet je hem uit, dan stuurt die cursus alleen wat erop is ingesteld. Overerving staat aan voor nieuwe cursussen, dus een standaard bereikt alles, tenzij iemand een cursus er bewust buiten zet.

#Waar standaarden goed voor zijn

Gebruik ze voor beleid dat geldt ongeacht het onderwerp.

• Een herinnering een ingesteld aantal dagen voor elke deadline.
• Een vervolgbericht nadat een deadline is verstreken.
• Een bevestiging als iemand iets voltooit.

Laat aan de losse cursus over wat qua timing of formulering van het onderwerp afhangt: de urgente toon die bij een veiligheidscursus past maar niet bij een onboardingmodule, een herinneringsritme dat alleen zin heeft bij een lang programma, of een cursus die helemaal stil moet blijven.

#Twee dingen om in gedachten te houden

Een standaard bereikt cursussen waar je niet aan dacht. Elke cursus die overerft, ook concepten die je vergeten bent en cursussen die een andere beheerder heeft gemaakt, wordt langs je regel gelegd. Voordat je een herhaling om de drie dagen toevoegt, stel je even voor dat die op al die cursussen tegelijk loopt.

Ook melden aan geldt voor de hele organisatie. Voeg je een manager toe aan een standaard, dan krijgt die persoon bericht over elke cursus die de standaard overerft, niet alleen over de cursussen die diegene zelf beheert. Wil je het smaller, zet de regel dan op de cursus zelf.