Documenten en bestanden

Alles wat je naar Zunderwork uploadt komt op één plek terecht: Documenten in het hoofdmenu. Een cursusomslag, de video in een les, het handboek dat mensen aan het eind downloaden, het logo van je organisatie. Ze komen allemaal uit dezelfde bibliotheek, dus een bestand dat je één keer uploadt kan je in zoveel cursussen gebruiken als je wilt.

#Een bestand uploaden

Open Documenten en kies Bestand uploaden, of sleep een bestand vanaf je bureaublad ergens op de pagina. Het uploaden begint meteen en je kan de voortgang volgen. Bij grotere bestanden volgt aan het eind nog een korte verwerkingsstap voordat ze in de lijst verschijnen.

Binnen een organisatie kunnen alleen beheerders en managers uploaden. Iedereen anders in je organisatie ziet de bibliotheek en kan openen en downloaden wat erin staat, maar niets toevoegen, wijzigen of verwijderen.

#Wat je kan uploaden

Je kan alleen materiaal uploaden dat een cursus nodig heeft, zoals:

• Afbeeldingen: foto's, diagrammen, schermafbeeldingen. Gebruikt voor cursusomslagen, afbeeldingsblokken en hotspot-oefeningen.
• Video: de opnames die je in een les laat zien.
• Audio: ingesproken instructies of fragmenten waar mensen naar luisteren.
• PDF- en office-documenten: handboeken, checklists, formulieren, spreadsheets, presentaties.

Geef een bestand een naam die mensen later herkennen. De naam die je in deze lijst ziet is dezelfde naam waaruit je kiest als je een les bouwt, en definitief_v3_laatste_versie_echt.pdf helpt over een jaar niemand.

#Een bestand terugvinden

Het zoekveld kijkt naar zowel de naam als de omschrijving van een bestand, dus een goede omschrijving maakt een bestand later makkelijker te vinden. Je kan de bibliotheek sorteren op naam, op grootte of op uploaddatum, en met de knoppen bovenaan wisselen tussen de lijstweergave en de rasterweergave. In de lijstweergave zie je wie een bestand heeft geüpload en wanneer, in de rasterweergave zie je een voorbeeld.

Gebruik Bewerken in het actiemenu om een naam of omschrijving achteraf aan te passen. Dat verandert alleen hoe het bestand in Zunderwork wordt aangeduid, niet het bestand zelf, en ook niet de plekken waar het al wordt gebruikt.

#Een bestand in een cursus gebruiken

Je hoeft zelden naar Documenten te gaan om een bestand te gebruiken. Overal waar een les om iets vraagt krijg je dezelfde bestandskiezer: het afbeeldingsblok, het videoblok, het bestandsblok, de hotspot-oefening, de cursusomslag en het logo van je organisatie. In die bestandskiezer kies je een bestand dat al in je bibliotheek staat, of upload je er ter plekke een nieuw bestand. Hoe dan ook komt het in Documenten terecht.

De bestandskiezer biedt alleen bestanden aan die passen bij de plek die je invult. Een afbeeldingsblok laat afbeeldingen zien, een bestandsblok laat documenten zien. Ontbreekt daar een bestand dat je verwacht, dan is het meestal van een ander type dan het blok accepteert.

#Downloaden

Downloaden in het actiemenu geeft je het bestand terug zoals het is geüpload, onder de naam die het in Zunderwork heeft. Iedereen in je organisatie kan dit doen, en dat is precies de bedoeling bij materiaal als een handboek of een checklist.

#Een bestand verwijderen

Verwijderen haalt het bestand definitief weg. Het is meteen uit de opslag verdwenen, er is geen prullenbak om het uit terug te halen, en wij hebben geen kopie om te herstellen.

#Wat cursisten zien

Iedereen in je organisatie kan Documenten openen en de volledige bibliotheek zien. Er is geen zichtbaarheidsinstelling per bestand, geen privémap, en geen manier om één bestand met maar één team te delen.

Buiten de organisatie kan niemand je bestanden zien of benaderen. Als een bestand wordt opgevraagd, maken we een speciale ondertekende link aan die snel verloopt.

Dat maakt het een prima plek voor materiaal dat iedereen mag lezen, en de verkeerde plek voor al het andere. Personeelsdossiers, salarisgegevens en al het andere dat niet voor de hele organisatie bedoeld is horen hier niet thuis.

Heb je een andere manier nodig om documenten te delen, laat het ons weten, dan bouwen we het!