Kursbenachrichtigungen

Ein Kurs kann eigene E-Mails versenden: einen Hinweis, wenn jemand dem Kurs hinzugefügt wird, eine Erinnerung vor der Frist, einen Anstoß, nachdem sie verstrichen ist, und eine Bestätigung, wenn jemand fertig ist. Das richten Sie pro Kurs ein, im Abschnitt Benachrichtigungen des Kurses.

Jede Nachricht trägt Logo und Farben Ihrer Organisation. Sie kommt also so an, als käme sie von Ihnen und nicht von einem Werkzeug.

#Eine Benachrichtigung hinzufügen

Wählen Sie Benachrichtigung hinzufügen und füllen Sie die Regel aus.

• Wann: der Moment, der die Nachricht auslöst. Die vier Möglichkeiten werden unten erklärt.
• Ton: die Formulierung. Freundlich, Professionell, Dringend, Motivierend und Knapp sagen dasselbe mit unterschiedlicher Stimme. Mit Vorschau sehen Sie Betreff, E-Mail-Text und SMS-Text mit Ihrem eigenen Namen, bevor Sie sich festlegen.
• Wiederholen: optional. Dieselbe Nachricht alle X Tage erneut senden, bis die Person den Kurs abschließt.
• Auch benachrichtigen: optional und nur bei bestimmten Auslösern. Siehe unten.

Jede Regel hat einen Schalter Aktiv, damit Sie eine Regel, bei der Sie unsicher sind, parken können, statt sie zu löschen. Entfernen löscht sie endgültig.

#Die vier Momente

Bei Zuweisung geht sofort raus, sobald jemand einen Tag erhält, durch den dieser Kurs in der Liste dieser Person erscheint, oder sobald eine eingeladene Person die Einladung annimmt und in der Organisation landet. Das ist die einzige Regel, die nicht auf den täglichen Lauf wartet. Geben Sie ihr eine Wiederholung, folgen die weiteren Nachrichten danach alle X Tage, bis zu einem Jahr lang.

Vor Frist wird eine festgelegte Anzahl von Tagen vor der Frist einer Person ausgelöst. Mit einer Wiederholung geht es alle X Tage weiter, bis zur Frist selbst.

Nach Frist wird eine festgelegte Anzahl von Tagen nach Ablauf der Frist ausgelöst und geht mit einer Wiederholung alle X Tage weiter, bis zu einem Jahr lang.

Bei Abschluss geht raus, wenn jemand den Kurs abschließt. Es ist außerdem die Regel, die das Zertifikat wie einen Abschluss wirken lässt und nicht wie eine Datei, die stillschweigend auftaucht.

#Manager auf dem Laufenden halten

Auch benachrichtigen fügt Personen hinzu, die eine Kopie bekommen, wenn die Regel auslöst. Verfügbar ist das nur bei Bei Abschluss und Nach Frist, also bei den beiden Momenten, von denen ein Manager aus gutem Grund erfährt.

Hinzufügen können Sie nur Manager, Administratoren und Inhaber, bis zu zwanzig pro Regel. Wir prüfen das im Moment des Versands erneut: Wer die Organisation verlässt oder die Managerrolle verliert, bekommt diese Nachrichten automatisch nicht mehr, ohne dass Sie die Regel aufräumen müssen.

#Von Ihrer Organisation geerbte Regeln

Hat Ihre Organisation Standardbenachrichtigungen, sehen Sie diese oben im Abschnitt unter Von Organisation geerbt, mit einem Schalter Erben.

Lassen Sie ihn an, gelten diese Regeln für diesen Kurs zusätzlich zu den Regeln, die Sie hier anlegen. Schalten Sie ihn aus, sendet dieser Kurs nur das, was Sie in ihm eingerichtet haben. Die Standards selbst werden an einer zentralen Stelle verwaltet, und der Hinweis verlinkt direkt dorthin.

#Wenn eine Benachrichtigung nicht ankommt

Fast jede Meldung über eine fehlende Benachrichtigung lässt sich auf einen dieser Punkte zurückführen.

• Der Kurs ist nicht live. Kurse im Entwurf, für ein künftiges Datum geplante und archivierte Kurse senden nichts, abgesehen von einer Abschlussnachricht.
• Die Person ist bereits fertig. Erinnerungen enden für alle, die den Kurs abgeschlossen haben. Das ist Absicht.
• Die Person gehört nicht zur Zielgruppe. Kein gemeinsamer Tag heißt kein Kurs, und damit auch keine Benachrichtigungen darüber.
• Es gibt keine Frist, die Regeln vor und nach der Frist haben also nichts, ab dem sie zählen könnten.
• Die Person hat sie ausgeschaltet. Alle können Kursbenachrichtigungen in ihren eigenen Einstellungen abschalten, und die Administration kann sich darüber nicht hinwegsetzen. Brauchen Sie einen Nachweis, dass jemand geschult wurde, nutzen Sie den Kursverlauf und das Zertifikat dieser Person, nicht die Tatsache, dass eine E-Mail versendet wurde.
• SMS braucht eine Telefonnummer. SMS ist für alle standardmäßig aus und erreicht nur Personen, die eine Nummer in ihrem Konto hinterlegt haben.

Noch etwas, das man zum Timing wissen sollte: Abgesehen von Bei Zuweisung werden Benachrichtigungen morgens in einem täglichen Lauf versendet. Eine Erinnerung an eine Frist kommt an diesem Morgen an, nicht genau zu der Stunde, in der die Frist verstreicht, und eine Regel sendet pro Person höchstens eine Nachricht am Tag.