Personen einladen und importieren

Niemand tritt Ihrer Organisation von allein bei. Sie laden Personen ein, entweder einzeln oder indem Sie eine Liste importieren, und sie werden in dem Moment Mitglied, in dem sie annehmen. Beide Wege enden an derselben Stelle: bei einer Einladung im Postfach.

Das machen Sie unter Organisation, Nutzer.

#Eine einzelne Person einladen

Wählen Sie Nutzer hinzufügen und füllen Sie die Einladung aus.

• E-Mail-Adresse: wohin die Einladung geht, und die Adresse, mit der sich die Person anmelden wird.
• Vorname und Nachname.
• Rolle: Mitglied oder Administrator. Nur ein Inhaber kann einen weiteren Inhaber einladen.
• Tags: die Kurse, die die Person bekommen soll. Sie hier zu setzen bedeutet, dass die richtige Schulung schon bereitsteht, wenn sich die Person zum ersten Mal anmeldet, statt dass Sie später nachbessern.
• Startdatum: der Tag, an dem die Person bei Ihnen anfängt, für Ihre eigene Übersicht.

Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Link. Folgt sie ihm, erstellt sie entweder ein Konto oder meldet sich mit einem vorhandenen an, und landet mit den Tags in Ihrer Organisation, die Sie vergeben haben. Das ist auch der Moment, in dem alle Benachrichtigungen "Bei Zuweisung" hinausgehen.

#Einladungen verwalten

Der Tab Einladungen listet alles auf, was noch offen ist, mit dem Datum des Versands und dem Ablaufdatum.

• Erneut senden verschickt die Einladung noch einmal und gibt ihr frische sieben Tage. Nutzen Sie das, wenn jemand die E-Mail verloren oder die Einladung hat verfallen lassen.
• Einladung abbrechen zieht sie zurück. Der Link funktioniert dann nicht mehr.

Eine abgelaufene Einladung ist kein Problem: Senden Sie eine neue, oder senden Sie die alte erneut.

#Eine Liste importieren

Für mehr als eine Handvoll Personen wählen Sie Importieren. Der Import führt Sie durch drei Schritte.

Quelle. Laden Sie eine Excel- oder CSV-Datei hoch, oder fügen Sie eine Liste direkt ein. Beim Einfügen können Sie das Spaltentrennzeichen wählen und angeben, ob die erste Zeile eine Kopfzeile ist, oder beides von uns erkennen lassen.

Zuordnen. Sagen Sie uns, welche Spalte welche ist. E-Mail, Vorname und Nachname sind erforderlich. Rolle, Startdatum und Tags sind optional. Alles, was Sie nicht brauchen, markieren Sie als Überspringen.

Neben der Zuordnung stehen zwei Einstellungen. Standardrolle gilt für jede Zeile, die keine angibt, und Standard-Tags werden zu allen in der Datei hinzugefügt, zusätzlich zu dem, was die Spalte Tags enthält. Wenn Ihre Datei genau eine Abteilung umfasst, setzen Sie den Tag dieser Abteilung in die Standardwerte und lassen ihn ganz aus der Datei weg.

Ergebnisse. Sobald die Einladungen verschickt sind, sehen Sie die Summen: wie viele eingeladen wurden, wie viele übersprungen wurden und welche Zeilen fehlgeschlagen sind.

Ein paar Dinge dazu, wie die Daten gelesen werden:

• Tags werden über den Namen abgeglichen, genau so, wie Sie ihn in Zunderwork eingegeben haben. Ein Tag in der Datei, den es nicht gibt, wird übersprungen und nicht angelegt. Legen Sie den Tag also zuerst an und importieren Sie dann.
• Eine unbekannte Rolle fällt auf die Standardrolle zurück, statt die Zeile scheitern zu lassen.
• Doppelte werden übersprungen, solange Sie diese Option anlassen: wiederholte Adressen in der Datei, Personen, die bereits Mitglied sind, und Personen, für die schon eine Einladung offen ist.

Jede Zeile wird zu einer Einladung, nicht zu einem fertigen Konto. Die Personen müssen sie weiterhin annehmen.

#Plätze

Ihr Tarif hat eine Anzahl von Plätzen, und ein Platz ist ein aktives Mitglied. Eine neue Organisation startet in der Testphase mit fünf.

Jemanden zu deaktivieren gibt den Platz sofort frei, und genau das macht Plätze handhabbar, wenn Personen kommen und gehen.

Zunderwork prüft zweimal, ob ein Platz frei ist: einmal, wenn Sie eine Einladung senden, und noch einmal, wenn jemand sie annimmt. Diese zweite Prüfung ist wichtig. Wenn Sie Ihre letzten fünf Einladungen verschicken und in der Zwischenzeit noch jemanden einstellen, kann die letzte Person, die annimmt, abgewiesen werden, obwohl ihre Einladung gültig war. Wenn Sie eine Gruppe einladen und dabei nah an Ihrem Limit sind, lohnt es sich, vorher Ihre Plätze zu prüfen.